Lanjutan Menulis Surat dalam Bahasa Inggris

6. Perihal Surat (The Subject Line)

Sebagian perusahaan atau firma ada yang menambahkan baris khusus pada kertas suratnya, yang menunjukkan kepada pembaca surat itu sejak permulaan tentang perihal yang terkandungdalam surat tersebut. Seakan-akan menjadi judul dari isi surat itu.
....
Baris khusus tentang perihal surat (The Subject Line) ini sangat memudahkan bagi penerima surat untuk menyusunnya dalam map khusus, dan membantu mepercepat penyerahan surat itu kepada orang yang berkepentingan dengan perihal surat tersebut.
....
The Subject Line (perihal surat) ditulis sesudah ucapan salam pembuka, di bagian sebelah kiri atau di tengah kertas surat. Sesingkat mungkin berupa apa yang dikandung oleh isi surat. Dan biasanya digarisbawahi atau dengan huruf besar.

Contoh :
Dear Sir,
Subject : SALES PROMOTION atau: Gentlemen:
………………………………………………………….SUBJECT : Sales Promotion

Dalam surat niaga modern telah berlaku suatu tradisi mengganti The Subject Line itu dengan ungkapan lain, terutama bila hubungan surat-menyurat antar masing-masing pihak telah berlangsung berkali-kali. Yaitu dengan “Reference”, yang menempati baris perihal surat (The Subject Line).
Contoh :
……… Your Ref : CM/4974-
…………….. atau
……… Our Ref : 9531
……… Your Ref : PUA/7562

Ungkapan pertama menunjukkan nomor reference yang telah dipakai oleh orang yang dikirimi surat (yang sebelumnya pernah berkirim surat), sebagaimana ditunjukkan oleh ungkapan “Your Reference”. Sedangkan dalam contoh kedua, ditambah dengan nomor khusus yang tercantum dalam surat si pengirim, yang ditunjukkan oleh ungkapan “Our Reference”. Akan tetapi yang berlaku kebanyakan adalah cukup dengan menyebutkan ungkapan pertama saja, yaitu nomor reference yang dipakai oleh orang yang dikirimi surat (si alamat), yaitu: Your Ref : …..
…..
Tampak jelas bahwa nomor reference itu terdiri dari huruf-huruf dan nomor-nomor, yang dipisahkan biasanya oleh sebuah garis miring (/). Begitu juga terkadang ia terdiri dari hruf pertma (inisial) nama pegawai yang mendiktekan isi surat tersebut, dan biasanya ditambah pula dengan huruf pertama (inisial) dari nama sekretaris yang mengetik surat tersebut. Semuanya itu adalah utnuk mempermudah meletakkan surat-surat pada tempatnya masing-masing. Juga untuk mengetahui siapakah pegawai yang berhak diserahkan kepadanya surat balasan yang menjadi balasan dari surat tersebut.

7. Isi Surat (The Body of The Letter)

Isi surat (The body of the letter) ditulis sesudah salam pembuka (atau sesudah Subject Line atau Reference, apabila terdapat salah satu dari keduanya). Biasanya surat yang pendek hanya terdiri dari satu baris saja. Dalam hal ini boleh dikatakan tidak ada persoalan, kecuali bahwa kita harus menjaga agar ada keserasian antara panjang surat dengan kertas yang dipakai.
....
Apabila surat itu panjang maka biasanya diketik dengan jarak satu spasi antara satu baris dengan baris lain dalam tiap tiap alinea, dan dua spasi antar satu alinea dengan alinea berikutnya. Namun, apabila surat itu pendek, sebaiknya diketik dengan jarak dua spasi antara baris demi baris agar kelihatan serasi dengan lebar kertas.
...
Yang penting adalah bahwa isi surat itu harus ringkas, jelas lengkap, dan menarik. Hal mana akan memudahkan dan mempercepat pembacaannya.