LANJUTAN MENULIS SURAT DALAM BAHASA INGGRIS

4. Baris untuk Perhatian (The Attention Line)

Apabila kita ingin agar surat kita cepat sampai ke tangan orang yang kita maksudkan. Maka kita dapat memakai The Attention Line (Baris untuk Perhatian) Cara menuliskannya adalah antara alamat dalam (iside address) dan salam pembuka (salutation).

Contoh :
The United Life Insurance Co.
689 Oak Street
Toledo, Ohio 43607
Attention Mr. K.T. Sacks.
Gentlemen:

Dalam hal ini , attention harus pula dituliskan pada sampul surat, yaitu pada bagian bawah sebelah kiri.

Akhirnya, hendaklah anda periksa kembali bahwa anda benar-benar telah menuliskan nama perusahaan dan alamatnya dengan tepat tanpa ada kesalahan. Seandainya anda merasa ragu tentang nama lengkap sesuatu perusahaan atau cara menuliskannya yang tepat, maka hendaklah anda tulis “The” sebelum nama perusahaan itu, dan tulis pula kata-kata; Company, Coorporation, Incorporated dan kata-kata serupa dengan lengkap, tidak disingkat.

5. Salam Pembuka (The Salutation)

Dalam surat niaga, salam pembuka ditulis sesudah nama dan alamat yang dituju. Letaknya di sebelah kiri kertas surat. Salam pembuka menunjukkan penghormatan kepada orang yang dikirim surat. Salam pembuka ini harus sesuai dengan hubungan yang ada antara pengirim surat dan yang dikirimi (hubungan resmi, tidak resmi atau keluarga).

Dalam surat yang ditujukan kepada salah satu perusahaan atau badan-badan milik negara, maka kita pakai salam pembuka.

Dear Sirs (British English)
atau
Gentlemen (American English)

Tidak boleh menuliskan kata Dear dengan Gentemen menjadi Dear Gentlemen, ini salah. Dan tidak boleh pula menyingkat Gentemen menjadi Genst saja. Juga, tidak boleh menyebutkan kata Dear sebelum kata Mesdames atau Ladies.

Apabila anda tidak mengetahui dengan jelas, apakan perusahaan yang akan anda kirimi surat terdiri dari kaum lelaki, atau kaum lelaki dan perempuan, atau kaum perempuan saja, maka kata ”Gentlemen” adalah ucapan salam pembuka yang paling benar dan tepat.

Sedangkan surat-surat yang ditujukan kepada seseorang atau individu tertentu, maka gunakanlah ucapan salam pembuka sebagai berikut :

Dear Sir
atau
My Dear Sir

Perlu diingat kata “Sir” tidak dapat dipakai tersendiri sebagai salam pembuka, tetapi harus selalu ditambah dengan kata “Dear”.

Apabila anda telah mengenal orang yang anda kirimi surat itu secara pribadi, walaupun perkenalan itu hanya dalam waktu satu kali jumpa. Atau, anda selalu berhubungan dengannya, walaupun tanpa perkenalan secara pribadi sebelumnya. Maka untuk itu yang paling baik adalah tidak menggunakan ungkapan “Dear Sir”, tetapi sebaiknya menggunakan salam pembuka sebagai berikut:

Dear Mr. White
atau
Dear Professor Parker
atau
Dear Dr. Cook

Bahkan bila hubungan itu sudah begitu intim, dapat dipakai salam pembuka: My Dear …
Demikian pula kalau yang dikirimi itu seorang wanita:
Dear Madam atau
My dear Madam
atau
Dear Mrs. (Miss) Lee
atau
My dear Mrs. (Miss) Lee

Ungkapan “Dear Miss” tidak boleh dipakai, kecuali bila diikuti dengan nama seperti contoh di atas . Sedangkan ungkapan “Dear Madam” dapat dipakai baik oleh wanita yang sudah kawin maupun oleh wanita yang belum kawin.

Apabila anda merasa ragu tentang jenis kelamin orang yang akan anda kirimi surat itu, lelaki atau perempuan, maka anda dapat menggunakan salam pembuka “Dear Sir”, dan jangan sekali-kali anda menggunakan ungkapan : “Dear Sir/or Madam”, karena ini adalah salah.

Dalam surat-menyurat antara teman akrab, baiasanya dipakai salam pembuka dengan menyebutkan nama pertamanya. Misalnya: “Dear John” atau “My dearest Mary”, terutama apabila masing-masing sudah terbiasa saling memanggil dengan nama pertama dalam percakapan.