Lanjutan Menulis Surat dalam Bahasa Inggris

12. Lampiran (The Enclosure)
....
Surat-surat niaga dalam Bahasa Indonesia yang memakai lampiran biasanya diberi tanda dengan mencantumkan perkataan “lampiran” (Lmp. Lamp.) di bagian kiri atas dari kertas surat, yaitu di bawah nomor surat seperti contoh berikut ini :
……
No : 003/XYZ/VIII/2009
Hal : Proyek Rumah Susun
Lamp. : 3 lembar
……
Tetapi dalam teknik surat niaga yang berbahasa Inggris , lampiran ini biasanya diberi tanda di bagian sebelah kiri dengan menuliskan perkataan “Enclosure” kalau hanya ada satu lampiran. Atau cukup menuliskan singkatannya saja yaitu “Encl” atau “Encls” kalau lebih dari satu.
…….
Contoh :
Encl.
Encl. 2
Jadi kalau lampiran itu hanya ada satu lembar, maka tidak perlu dibubuhi angka.
..
13. Tembusan (The CC Notation)
…
Tembusan (The carbon copy notation) adalah catatan tentang tembusan atau tindasan surat. Biasanya dicantumkan di sebelah kiri bawah dengan menuliskan kode CC, yaitu singkatan dari “Carbon Copy” atau “Carbon Copies”
Contoh :
Copy to Mr. Roger Black
Atau
cc. Mr. Kamel Saleh
…
14. Pemberitahuan Cara Pengiriman Surat (Special Mailing Notation)
….
Pemberitahuan cara mengirim surat (special mailing notation) adalah untuk menunjukkan ara pengiriman surat tersebut dengan pos udara (air mail), pos kilat (special delivery) atau dengan surat tercatat (registered mail), maka dapat dicantumkan di bagian bawah sebelah kiri, sejajar dengan inisial, Encl, dan cc.
Perhatikan susunannya berikut ini :
Sincerely yours
………………
F.A Miller
Managing Director
Familier : pj
Encl. 2
cc. Mr. Adam B.King
Mr. Ahmed Hilal


15. Amplop (The Envelope)
Amplop atau sampul surat adalah yang pertama kali dilihat oleh si alamat. Karena itu seyogyanya menuliskan alamat pada sampul surat tersebut harus jelas, teratur dan bersih agar memberikan pengaruh yang baik kedalam jiwa si alamat sebelum ia membaca surat tersebut. Sebaiknya penulisan baris alamat itu tersusun rata satu dengan lainnya, yakni masing-masing dimulai dari tempat yang sama. Bukan yang satu dimulai dari titik tertentu ke kiri, dan yang lainnya ke kanan.
Contoh :
..........................................................................................Mr. Arthur A. Wilson
..........................................................................................Chairman of the Board
..........................................................................................The Atlas Steel Corporation
..........................................................................................350 Everett Street
.........................................................................................Cambridge, Mass, 02138
.........................................................................................USA.
…
Contoh Sebuah Surat
Perhatikan letak bagian-bagian surat dalam contoh di bawah ini. Ingat! Apabila kertas surat itu sudah mempunyai kop surat yang mencantumkan nama seseorang dan alamatnya, maka cukup mencantumkan tanggal saja.



....................................................................................................46 Hamra Street
....................................................................................................P.O. BOX 602
....................................................................................................Beirut, Libanon
....................................................................................................January 11, 2009


Mr. Arthur A. Wilson
Chairman of the Board
The Atlas Steel Corporation
350 Everett Street
Cambridge, Mass, 02138
USA.

Dear Mr. Wilson:

(ISI SURAT)
…………………………………..,……………………….
…………………………………….., …………………...
.........................................................................................Sincerely yours

.........................................................................................Nabil Akram
.........................................................................................Director

NA : bt
Enclosure
cc. Mr. John W. Ashby