LANJUTAN : MEMBUAT SURAT DALAM BAHASA INGGRIS

3. Nama dan Alamat yang Dituju (The Inside Adress)

Sebenarnya tidak perlu menuliskan alamat orang yang dituju apabila surat itu adalah surat prive, seperti surat kepada kaum keluarga, handai taulan dan kenalan. Akan tetapi dalam surat dagang atau surat-surat resmi lainnya, mencantumkan nama dan alamat yang dituju di dalam kertas surat itu merupakan hal yang sangat penting sekali.

Dahulu, orang biasanya menuliskan alamat yang dituju di bagian bawah kertas surat. Tetapi kebiasaan sekarang adalah menuliskannya di bagian atas kertas surat, agak sebelah kiri, sebelum ucapan salam pembuka. Perlu diingat, nama dan alamat yang dituju yang dituliskan pada kertas surat harus sama dengan yang ditulis pada amplop.

Apabila yang dikirimi surat itu hanya seorang (bukan perusahaan), maka nama dan alamatnya ditulis sebagai berikut :

Mr. Robert Grant

156 Park Road

Miami, Florida 33116

USA

......

Boleh menyingkat namanya menjadi Mr. R. Grant, tetapi jangan ditulis Mr. Grant saja, hal ini kurang baik. Karena hal ini bisa menimbulkan kesamaran atau kurang jelas, kecuali bila tidak diketahui namanya yang pertama. Dan boleh juga ditulis : Robert Grant, Esq. atau : R. Grant, Esq.

Singkatan Esq. dan Mr. hanya boleh dipakai apabila orang yang dikirimi surat itu tidak menyandang titel tertentu. Tetapi harus diingat, kedua singkatan itu tidak boleh dipakai bersamaan. Jadi salah kalau ditulis : Mr. Robert Grant Esq.

Esq. adalah singkatan dari kata esquire, sedangkan Mr. adalah singkatan dari kata Mister. Namun Mr. lebih umum dipakai daripada Esq.

Untuk wanita yang belum kawin dipakai Miss, dan untuk yang sudah kawin ; Mrs. Apabila seseorang merasa ragu apakah wanita yang akan dikirimi surat itu sudah kawin atau belum, maka dipakai singkatan Ms. di muka namanya. Singkatan Ms. ini dapat dipakai buat semua wanita, baik yang sudah kawin maupun belum, sebagaimana singkatan Mr. yang bisa dipakai oleh semua lelaki yang sudah kawin maupun yang belum.

Selain itu ada beberapa tradisi yang harus diperhatikan dalam menuliskan nama wanita yang sudah kawin, sekalipun ada perbedaan sesuai dengan perbedaan negeri dan kebudayaannya.

.....

Tradisi yang berlaku di Amerika Serikat adalah sebagai berikut :

Nama wanita yang sudah kawin ditulis lengkap sebagaimana aslinya, ditambah dengan nama keluarga suaminya. Misalnya: Jane Brown adalah istri Peer Wagner, maka cara menuliskan namanya adalah : Mrs. Jane Brown Wagner.

.....

Sedangkan Tradisi yang berlaku di Inggris adalah sebagai berikut :

Nama wanita yang sudah kawin menjadi hilang, yang ditulis hanyalah nama keluarga suaminya dan inisial (huruf pertama namanya yang pertama, atau dengan nama pertamanya yang lengkap). Misalnya, Ruth Mill adalah istri dai Henry Jones, maka kita tulis namanya : Mrs. H. Jones atau Mrs. Henry Jones. Ia tidak disebut Mrs. Ruth Jones atau Mrs. R. Jones, selama suaminya masih hidup. Dan wanita janda yang ditinggal mati suaminya, biasanya tetap memakai nama keluarga suaminya dan inisial namanya yang pertama, sama seperti di atas tadi. Sedangkan wanita janda karena bercerai, maka ia hanya memakai nama keluarga dari bekas suaminya itu, tetapi disertai dengan huruf pertama (inisial) namanya sendiri, atau nama pertamanya lengkap. Jadi untuk menyebutnya boleh dengan: Mrs. R. Jones atau Mrs. Ruth Jones.

....

Apabila orang yang dikirimi surat itu mempunyai gelar atau titel, maka harus disebutkan bersama namanya, sedangkan kata Mr. dan Esq, dibuang, misalnya:

Dr. Henry Jones

Sir. Charles Smith

Proffesor L.B. Cox

The Reverend James M. Morgan

.....

Jangan lupa bahwa menyebutkan gelar atau titel seseorang pada namanya itu sangat menyenangkan hatinya. Boleh menyingkat kata Doctor dengan Dr. saja. Sedangkan yang lainnya lebih baik ditulis lengkap, tidak disingkat.

......

Boleh menyebutkan dua gelar atau titel bersamaan, asal keduanya berada dalam arti dan maksudnya, seperti :

Dr. A.C. Stewart, Dean

....

Tetapi tidak boleh menyebutkan dua gelar yang masing-masing menunjukkan arti dan maksud yang sama. Jadi tidak benar kalau menuliskan :

Dr. F.D. Ryan

atau

F.D. Ryan, M.D

Gelar-gear ilmu pengetahuan lainnya adalah :

B.A. = Bachelor of Arts;

B.Sc. = Bachelor of Science;

M.B. = Bachelor of Medicine;

B. Com = Bachelor of Commerce;

M. A. = Master of Art

M.Sc. = Master of Science;

M. D. = Doctor of Medicine;

D.D. = Doctor of Divinity;

D. Litt. = Doctor of Literature.

....

Gelar-gelar lain adalah : Captain, Major, Colonel, General Admiral dan seterusnya.

....

Apabila yang dikirimi surat itu adalah perusahaan atau firma yang memakai nama salah seorang pemiliknya atau beberapa nama dari para sekutunya, maka cara menuliskannya adalah sebagfai berikut :

Messrs. Brown and Company

atau

Messrs. Brown & Partners

atau

Messrs. Brown, Mason & Miner

....

Kata Messrs adalah singkatan dari Messieurs yang berasal dari bahasa Perancis, yang sama artinya dengan Mr. dalam bentuk jamak. Dan apabila perusahaan atau firma tadi menyandang nama wanita, maka dipakai kata Mmes, yaitu singkatan dari Mesdames.

....

Sedangkan perusahaan atau firma (dagang) yang tidak menyandang nama seseorang, maka cukup menyebutkan namanya saja tanpa didahului oleh kata Merssrs. Begitu juga untuk depatemen-departemen, lembaga-lembaga resmi Negara atau yayasan-yayasan umum lainnya.
……
Misalnya :
Central Bank Ltd.
222 Middling Street
London, E.C. 4
U.K.
atau
The Electric Equipmen Co, Ltd
atau
Ministry of Foreign Affairs
…….
Dan sebaiknya sebelum menyebutkan nama sesuatu perusahaan, lebih dahulu menyebutkan nama salah seorang yang ada dalam perusahaan tersebut yang ada kepentingan dengan isi surat itu, atau yang menjadi tujuan surat tersebut.
Misalnya :
Mr. Gerald C. Johnson
President, Cotton Importers, Inc.
atau
Mr Gerald C. Johnson, President
Cotton Importers, Inc.
atau
Miss Margaret York, Secretary
Boston Manufacturing Company
atau
Vice-President and Sales Manager
atau
The Managing Director
atau
The Personal Manager
atau
The Advertising Manager
……..
Apabila anda hendak menjawab surat yang datangnya dari ssuatu perusahaan atau firma, maka tulislah nama orang yang menandatangani surat tersebut, jabatannya dan nama perusahaan tempat ia bekerja, seperti contoh di atas.

…..
Nama seseorang hendaklah di tulis menurut ejaan yang dipakainya. Kalau misalnya seseorang menulis namanya, “Gerald C. Johnson” maka kita harus menulisnya begitu juga. Jangan ditulis dengan cara lain. Selain itu hendaklah dihindarkan menulis singkatan singkatan seperti : Chas (Charles) dan Geo. (George).