9. Tanda Tangan (The Signature)
…..
Sesudah salam penutup, maka ditulis nama penulis surat itu berikut gelar dan jabatannya. Dan hendaklah diberi ruang antara salam penutup dengan nama pengirim untuk dipakai tempat tanda tangan, yang ditulis oleh si pengirim surat itu sendiri.
Contoh :
………………………………………. Sincerely your,
……………………………………………………….
……………………………………… B.R. Smith, Director
..
Boleh juga menambahkan nama perusahaan dagang, tempat si pengirim surat itu bekerja, sebagai berikut :
…………………………………….. Your very truly,
…………………………………… The investment company
…………………………………… ……………………
…………………………………… Nadim A. Salim
…………………………………… Sales Manager
…
Apabila yang menandatangani surat itu adalah seorang wanita, maka hendaklah ia menambahkan kata (Miss) kalau gadis, dan (Mss) kalau sudah kawin. Kata ini ditulis di antara dua kurang. Hal ini adalah untuk menghindarkan kekeliruan yang mungkin dilakukan oleh orang yang akan berkirim surat kepadanya ketika menuliskan nama dan alamatnya di kertas surat dan dan di amplop.
Misalnya :
……………………………………. Sincerely your
……………………………………. ……………..
……………………………………..(Miss) Nada Husein
….
Dengan cara ini si penandatangan telah menjelaskan bahwa ia adalah seorang wanita dan bahwa ia adalah seorang gasis atau wanita yang sudah kawin. Sehingga orang yang menerima surat itu dapat menuliskan namanya dengan tepat apabila ia hendak menulis surat kepadanya.
….
Tanda tangan biasanya ditulis dengan tinta, kalau dapat dengan tinta hitam. Stempel tanda tangan kurang baik untuk digunakan bagi surat niaga. Malah dianggap kurang hormat terhadap si penerima surat.
...
10. Catatan di Bagian Akhir Surat (P.S./Post Script)
...
Sebenarnya catatan di bagian akhir surat (POSTSCRIPT NOTATION) ini tidaklah begitu penting, bahkan kalau bisa jangan dipakai. Namun adakalanya terlintas pikiran baru dibenak penulis surat setelah ia selesai menuis surat dan menandatanganinya. Atau ia teringat akan sesuatu hal yang perlu disampaikannya kepada si alamat. Maka dalam keadaan demikian, ia perlu menambahkan barispada bagian kir bawah yang disebut Postscript disingkat menjadi ”P.S.”. Kata ini berasal dari bahasa Latin ”postscriptim” yang artinya: tulisan setelah surat selesai.
...
Ada sebagian penulis surat yang sengaja menambahkan garis P.S. tersebut pada akhir kertas suratnya dengan maksud tertentu. Yaitu agar mendapat perhatian khusus dari si alamat.
....
Apabila diperlukan lagi untuk untuk menambah baris P.S. itu, maka tidak mengapa menuliskan P.S. dengan diberi angka 2 (P.S.2).
Contoh :
P.S. Titipannya sudah disampaikan kepada A.
P.S.2 Kalau sudah diterima segera beri kabar.
.....
11. Inisial ( The Initials)
....
Initials adalah huruf pertama (inisial) dari nama orang yang mendiktekan surat itu (dictator) dan nama sekretaris yang menyalin atau mengetiknya, ditulis dengan huruf besar. Dalam business letters, initials ini sangat berguna sekali. Sebab dengan adanya initials, dengan mudah dapat diketahui siapa yang bersalah bilamana terjadi kekeliruan bahasa, ejan maupun opmak surat tersebut.
....
Initials ini biasanya ditulis pada bagian sebelah kiri bawah dengan catatan lampiran (enclosures). Biasanya ditulis dua spasi di bawah tanda tangan.
....
Misalnya sepucuk surat didiktekan oleh Tuan Eddy Gunawan (EG) dan disalin oleh Sri Astuti (SA), maka initialsnya kita tulis; EG/SA atau EG/sa atau EG:SA atau EG:sa
.....
Untuk lebih jelasnya, kita tulis bersama catatan lampiran (Enclosure);
EG/SA
Encl.
