Seri Membuat Surat dalam Bahasa Inggris

UNSUR-UNSUR SURAT

A. BAGIAN-BAGIAN SURAT

Sepucuk surat terdiri atas beberapa bagian, yaitu :

1. Alamat si pengirim
2. Tanggal
3. Nama dan alamat yang dituju
4. Baris untuk perhatian
5. Salam pembuka
6. Perihal surat
7. Isi surat
8. Salam penutup
9. Tanda tangan
10. Catatan di bagian akhir surat
11. Inisial
12. Lampiran
13. Tembusan
14. Pemberitahuan cara pengiriman surat
16. Amplop

1. Alamat Si Pengirim (The Letterhead)

Setiap surat dagang harus mempunyai alamat si pengirim, baik si pengirim itu perorangan, perusahaan, maupun yayasan.

Adanya alamat si pengirim pada surat tersebut sangat membantu sekali kepada si penerima surat untuk mengetahui surat itu setiap kali diperlukannya. Alamat si pengirim tidak hanya cukup pada amplop saja, tetapi harus pula dicantumkan di dalam kertas surat.

Alamat si pengirm ditulis pada sudut kanan atas surat, harus jelas dan lengkap.

...................................................................................................... P.O. Box. 1234
.......................................................................................................Jakarta, Indonesia

Dalam perniagaan modern , kebanyakan pedagang atau usaha dagang lainnya meemakai kertas surat yang berkop. Kop surat (the letterhead/the heading) tersebut mempergunakan aneka huruf yang indah dan dicetak di atas kertas yang berkualitas terbaik.

Pada kop surat biasanya tertulis nama dan alamat perusahaan, nomor telepon perusahaan, fax, email, website, jenis usaha bankir dan sebagainya.

Apabila kertas surat itu sudah mempunyai kop surat, maka cukup menuliskan tanggal saja.

2. Tanggal (the dateline)

Apabila kertas surat tidak mempunyai kop surat, maka tanggal harus ditulis sejajar di bawah alamat si pengirim. Yaitu di bagian sebelah kanan atas kertas surat.

............................................................................................................P.O. Box 1234

............................................................................................................Jakarta, Indonesia

............................................................................................................January 7, 2009

Adapun kertas surat yang sudah ada kop suratnya, yang memuat nama dan alamat si pengirim maka tanggal dapat ditulis di sebelah kanan atas, di bagian tengah atau atau disebelah kiri atas. akan tetapi lebih diutamakan di tulis disebelah kanan atas.

Ada beberapa cara dalam menuliskan tanggal itu. Berikut ini kami berikan beberapa contohnya :

Januari 5, 2009

5th January, 2009

January 5th, 2009

Namun cara pertamalah yang lebih baik dan lebih banyak dipakai (yaitu Januari 5, 2009). Dan ada yang menyingkat nama bulan , menjadi Jan, Okt, Nov. dan seterusnya, tetapi yang benar adalah menuliskannya secara utuh , tidak disingkat.

Jangan sekali-kali anda menulis : Januari the 5th, atau the 5th of January, ini sangat keliru sekali.

Ada pula yang menuliskan nama bulan dengan angka, misalnya : 5.1.90 atau 5/1/09, namun hal ini tidak boleh dipakai dalam surat dagang atau surat resmi.

Perlu diketahui, dalam menuliskan nama bulan dengan angka tadi, orang-orang Amerika mempunyai gaya yang berbeda dengan orang-orang Inggris. Dalam gaya Amerika (American Style) nama bulan disebutkan lebih dahulu baru kemudian tanggal, misalnya 1/5/09. Sedangkan dalam gaya Inggris, tanggal disebutkan lebih dahulu : 5/1/09. Jadi gaya Inggris (British Style) lebih cocok dengan gaya Indonesia (Indonesian Style). Namun, banyak orang Indonesia yang pernah mendapatkan pendidikan di Amerika, telah terbiasa dengan gaya Amerika itu.